BALANE Tech

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Wir erfassen keine personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Website nur zu informativen Zwecken besuchen. Die Nutzung der Website ist ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich.

Allerdings werden bei jedem Zugriff auf die Website durch den Besucher technische Daten von unserem Hosting-Provider (Railway) erfasst. Diese Daten werden ausschließlich zum Betrieb und der Sicherheit der Website verwendet und umfassen beispielsweise IP-Adressen, Browsertyp und -version sowie andere technische Parameter. Diese Daten sind jedoch nicht zur Identifizierung von Einzelpersonen geeignet.

Speicherdauer der Log-Daten: Die von Railway erfassten Server-Logs (inkl. IP-Adressen) werden für maximal 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der technischen Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Die technischen Daten, die durch den Hosting-Provider (Railway) erfasst werden, dienen der Bereitstellung und dem sicheren Betrieb der Website.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Bitte beachten Sie, dass wir keinerlei personenbezogene Daten sammeln, außer durch Ihre direkte Kommunikation per E-Mail oder über unser Kontaktformular mit uns.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

2. Hosting

Externes Hosting

Diese Website wird bei externen Dienstleistern gehostet. Die auf dieser Website erfassten personenbezogenen Daten (z. B. IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige generierte Daten) werden auf den Servern von
Railway Inc., 548 Market St #73394, San Francisco, CA 94104, USA (Serverstandort: Amsterdam, Niederlande)
gespeichert.

Der Einsatz dieses Dienstleisters erfolgt
• zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und
• im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch professionelle Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit Railway Inc. haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Railway verarbeitet deine Daten nur im Rahmen unserer Weisungen und trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten. Das Data-Processing-Agreement sowie die Datenschutzerklärung des Anbieters findest du hier:

Railway: https://railway.app/legal/privacy

Damit ist der Dienstleister transparent benannt, die Rechtsgrundlagen angegeben und auf den AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO verwiesen.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden keine personenbezogenen Daten erfasst, es sei denn, Sie nehmen über die bereitgestellten Kontaktmöglichkeiten Kontakt mit uns auf (z. B. per E-Mail).

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Balane GmbH
Balanstraße 84
81541 München

E-Mail: contact@balane.tech

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Wir verwenden auf dieser Website Cookies und ähnliche Technologien. Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Banner um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder anpassen.

Kategorien von Cookies:

  • Notwendige Cookies: Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.
  • Funktionale Cookies: Ermöglichen erweiterte Funktionen und Personalisierung (nur nach Einwilligung).
  • Analyse-Cookies: Helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren (nur nach Einwilligung).
  • Marketing-Cookies: Werden zur Personalisierung von Inhalten und für Marketing-Zwecke verwendet (nur nach Einwilligung).

Cookies im Support-Portal: Unser Ticket-/Support-System (erreichbar unter support.balane.tech) verwendet technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung eingeloggter Benutzer. Diese Cookies sind für die Funktionalität des Support-Portals erforderlich und werden nach Beendigung der Browser-Sitzung oder nach Ablauf der Session automatisch gelöscht. Die Rechtsgrundlage für diese technisch notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines funktionsfähigen Support-Systems).

Marketing-Automation und Analyse (Mautic)

Wir verwenden auf dieser Website Mautic, eine selbst gehostete Open-Source Marketing-Automation-Plattform, zur Analyse des Nutzerverhaltens und zur Optimierung unserer Marketing-Aktivitäten.

Welche Daten werden erfasst?

  • Besuchte Seiten und Verweildauer
  • Referrer (von welcher Seite Sie kommen)
  • Technische Informationen: Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung
  • Anonymisierte IP-Adresse (die letzten Oktette werden entfernt)
  • Bei Identifizierung über E-Mail-Links: E-Mail-Adresse und zugehörige Aktivitäten

Zweck der Verarbeitung

  • Analyse des Nutzerverhaltens zur Verbesserung unserer Website
  • Personalisierung von Inhalten und Marketing-Maßnahmen
  • Erfolgsmessung von Marketing-Kampagnen

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Hosting und Datenschutzmaßnahmen

  • System: Mautic (Open Source Marketing Automation)
  • Hosting: Selbst gehostet auf Railway Inc.
  • Serverstandort: Amsterdam, Niederlande (EU)
  • IP-Anonymisierung: Aktiviert (letzte Oktette werden entfernt)
  • Keine Identifizierung über IP-Adresse

Speicherdauer

Die erfassten Daten werden für maximal 24 Monate gespeichert. Anonymisierte, aggregierte Daten können länger aufbewahrt werden.

Opt-Out

Sie können das Tracking jederzeit deaktivieren, indem Sie in den Cookie-Einstellungen die Kategorien „Analyse" und „Marketing" deaktivieren. Bereits erfasste Daten können Sie durch eine Anfrage an contact@balane.tech löschen lassen.

Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Anfrage sowie alle darin enthaltenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Verpflichtung vor.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Andernfalls beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Kontaktformular

Wenn Sie uns über unser Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Welche Daten werden erfasst?

Wir erfassen folgende Daten über das Kontaktformular:

  • Name (Pflichtfeld)
  • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
  • Telefonnummer (optional)
  • Ihre Nachricht (Pflichtfeld)
  • Technische Daten: URL der Seite, von der Sie das Formular abgesendet haben, User-Agent (Browser-Informationen), Referrer, Zeitstempel
  • Kontext-Informationen: Von welcher Seite/welchem Projekt/welcher Dienstleistung Sie das Formular geöffnet haben

Weitergabe an Auftragsverarbeiter

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an unser CRM-System übermittelt:

  • CRM-System: Odoo (Open Source CRM)
  • Hosting: Selbst gehostet auf eigener Infrastruktur bei Hetzner Online GmbH, Deutschland
  • Serverstandort: Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland (EU)
  • Sicherheitsmaßnahmen: SSL/TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups

Dies dient der effizienten Verwaltung und Bearbeitung von Kundenanfragen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Kundenbetreuung).

Speicherdauer

Ihre Daten werden nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Abschluss eines Vertrages werden die Daten gemäß den steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre) gespeichert.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Support-/Ticket-System (Zammad)

Für den Kundensupport aller Balane Tech Produkte betreiben wir ein selbst gehostetes Ticket-System auf Basis von Zammad, erreichbar unter support.balane.tech.

Welche Daten werden erfasst?

Bei der Nutzung unseres Support-Systems werden folgende Daten erfasst:

  • Name und E-Mail-Adresse (Pflicht)
  • Telefonnummer (optional)
  • Ticket-Inhalte, Nachrichten und Anhänge
  • Kommunikationshistorie und Ticket-Verlauf
  • Technische Daten: IP-Adresse, User-Agent (Browser-Informationen), Zeitstempel

Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Support-Anfragen, zur Dokumentation des Kundenservice und zur Qualitätssicherung verwendet.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines effektiven Kundenservice).

Hosting und Auftragsverarbeitung

  • System: Zammad (Open Source Helpdesk/Ticket-System)
  • Hosting: Selbst gehostet auf Railway Inc.
  • Serverstandort: Amsterdam, Niederlande (EU)
  • Sicherheitsmaßnahmen: SSL/TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups

Mit Railway Inc. besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt „Hosting").

E-Mail-Integration

Eingehende Support-Anfragen per E-Mail werden automatisch in Tickets umgewandelt. Die E-Mail-Kommunikation wird im Ticket-System gespeichert und der Kommunikationshistorie zugeordnet.

Benutzerkonten im Kundenportal

Zur Nutzung des Kundenportals können Sie ein Benutzerkonto anlegen. Dabei werden E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) erfasst. Mit einem Benutzerkonto können Sie Ihre Tickets einsehen, den Bearbeitungsstatus verfolgen und auf die Kommunikationshistorie zugreifen.

Speicherdauer

Support-Tickets und zugehörige Kommunikation werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre) aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen (z. B. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger).

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist (z. B. Richtigkeit der Daten wird bestritten).

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer erteilten Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: 0981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Website: https://www.lda.bayern.de

Kontakt für Datenschutzanfragen

Für die Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit kontaktieren:
E-Mail: contact@balane.tech
Adresse: Balane GmbH, Balanstraße 84, 81541 München